Der Sachverhalt wird zur Kenntnis genommen.

Mit dem als Anlage beigefügten Schreiben vom 15.09.2014 weist die Stadtratsfraktion Bündnis 90/Die Grünen auf eine Untersuchung der Landtagsfraktion Bündnis 90/Die Grünen von Online-Angeboten der nordrhein-westfälischen Kommunen hin und bittet in diesem Zusammenhang um einen Sachstandsbericht bezüglich des Ratsinformationssystems. Im Hinblick darauf, dass sich die Untersuchung der kommunalen Online-Angebote nicht auf Ratsinformationssysteme beschränkte, sondern hierbei auch die Bereiche „E-Government“ und „Open Data“ beleuchtet wurden, wird nachstehend auch zu diesen Punkten ergänzend berichtet.

Ratsinformationssystem:

Bei dem früheren Ratsinformationssystem ERIS handelte es sich um ein eigens für Eschweiler durch Mitarbeiter der EDV-Abteilung programmiertes Produkt, mit dem eingescannte Sitzungsunterlagen online verfügbar gemacht werden konnten. Die Bearbeitung des Sitzungsdienstes (Zusammenstellung der Tagesordnung, der Sitzungsunterlagen und der Einladung) musste allerdings hiervon völlig abgekoppelt erfolgen. Nach Fertigstellung der Einladungsunterlagen war dann eine nochmalige Bearbeitung aller Sitzungsunterlagen notwendig, um diese im ERIS bereitstellen zu können. Mit der vollständigen Neugestaltung des städtischen Internetauftritts und dem damit verbundenen Providerwechsel war auch eine Abschaltung des ERIS verbunden, da eine Kompatibilität nicht mehr gegeben war. Mit dem Ziel, den Sitzungsdienst insgesamt zu vereinfachen, so dass u. a. auch die bisher notwendige mehrfache Bearbeitung aller Sitzungsunterlagen für die Zukunft entfallen kann, sollte eine Software beschafft werden, mit der sowohl verwaltungsintern der gesamte Sitzungsdienst abgearbeitet werden kann und die zugleich auch automatisiert eine Bereitstellung der Unterlagen im städtischen Internetauftritt ermöglicht. Hierzu wurden im Laufe des Jahres 2011 mehrere am Markt angebotene Produkte begutachtet, Referenzen eingeholt und das Produkt „Session“ der Fa. Somacos ausgewählt.

Die Auftragsvergabe zur Lieferung der notwendigen Programmlizenzen, Softwarepflege pp. erfolgte mit Auftrag von Anfang 2012 (Programmlizenzen für Sitzungsdienst, Sitzungsgeld, Session-Net und Listen, Schnittstellenerstellung zur Finanzsoftware INFOMA inkl. Installation, Beratung und Schulung) zum Preis von 15.853,18 €. Ein Nachtragsauftrag für das Modul „Druckauftrag“ belief sich auf 498,14 €, mithin betrug der Gesamtpreis 16.351,32 € incl. MWSt..

Die Software besteht aus mehreren Programmteilen, die nach dem jeweiligen Bedarf der Kommune modular zusammengestellt werden können. Die Stadt Eschweiler hat zur verwaltungsinternen Bearbeitung des Sitzungsdienstes das Basis-Modul Session beschafft, mit dem von der Erstellung der Verwaltungsvorlagen über die Erstellung der Niederschriften bis hin zur Abrechnung von Sitzungsgeldern nunmehr der komplette interne Sitzungsdienst abgearbeitet wird.

Hierzu mussten zunächst die technischen Voraussetzungen geschaffen werden; d. h. die Installation von Session setzte in 2012 zunächst eine Serverbeschaffung im Rahmen einer geplanten Server-Virtualisierung voraus. Lieferung, Konfiguration und die Einweisung der Systemadministratoren in die neue Serverlandschaft durch die regioIT Aachen dauerten bis Mitte 2012. Die Session-Programminstallation mit allen Beteiligten war erst im Anschluss hieran möglich. Hieran anschließend fand Anfang 2013 das Organisationsgespräch mit der Fa. Somacos statt, das Grundlage für alle weiteren Schritte zur Einführung des Programms war. Anschließend  folgten die Konfiguration, die Dokumentenanpassung sowie die Grundlagenschulung. Hiernach konnte erst mit der Erfassung der ersten Stammdaten begonnen werden.

Nach erfolgter Stammdatenerfassung fand im März 2013 die Grundlagenschulung zur Sitzungsdienstbearbeitung statt, ebenso im gleichen Monat die Schulung zur Abrechnung von Sitzungsgeldern und Aufwandsentschädigungen. Erst im Anschluss hieran konnte mit der Einweisung der Verwaltungsmitarbeiter hinsichtlich der Vorlagenerstellung begonnen werden. Danach wurden sukzessive die weiteren Benutzergruppen (z. B. Schriftführer) hinzugenommen und in die Benutzung des Programms eingewiesen. Zudem war ein interner Testbetrieb notwendig, während dessen die Einladungen zu den Sitzungen parallel sowohl ohne Session als auch mit Session abgearbeitet wurden, um die Funktionalität zu prüfen und evtl. auftretende Fehler in Zusammenarbeit mit dem Verfahrenshersteller noch vor dem Echt-Betrieb zu beheben.

Die vorstehend kurz genannten Einzelschritte waren allesamt mit umfangreichen Arbeiten verbunden, die teilweise auch nur gemeinsam mit dem Verfahrenshersteller erledigt werden konnten. Zeitliche Verschiebungen und Unterbrechungen ergaben sich aufgrund der Bundestagswahl im September 2013 sowie aufgrund der Europa-, Kommunal- und Integrationsratswahlen im Jahr 2014 nebst Stichwahl, für deren Vorbereitung und Durchführung das Personal der Dienststellen 102 und 103 vorrangig eingesetzt war. Anderweitige Arbeiten musste für diese Zeiträume zurückgestellt werden.

Erst nachdem das Basismodul Session einwandfrei funktionierte, konnte das Zusatzmodul „Session-Net“ installiert und aufgeschaltet werden. Dieses Zusatzmodul greift auf die Datenbank des Basismoduls zu und macht hieraus die Sitzungsunterlagen online im Ratsinformationssystem sowie im Bürgerinformationssystem verfügbar. Seit dem 24.09.2014 ist das Ratsinformationssystem/Bürgerinformationssystem – beginnend mit der derzeit laufenden Wahlperiode - auf der Internetseite der Stadt Eschweiler abrufbar. Die Sitzungsunterlagen aus früheren Wahlperioden werden – soweit in digitaler Form vorhanden – sukzessive eingepflegt.

Für den Kauf der Programmlizenzen, die notwendigen Schulungen, Beratungsleistungen und die Softwarepflege sind seit der Beauftragung bisher insgesamt Kosten in Höhe von 24.256,85 € angefallen. Zukünftig werden jährliche Kosten für die Softwarepflege (Release-Updates, Hotline und Upgrades, Wissensdatenbank und Fernwartung) in Höhe von 2.984,52 incl. MWSt. anfallen.

Open Data:

Unter „Open Data“ versteht man die Bereitstellung öffentlicher Daten im Internet, damit diese der Allgemeinheit ohne Einschränkungen zur freien Nutzung, Weiterverarbeitung und Weiterverwendung zur Verfügung stehen.

Zum Thema „Open Data“ führt die regioIT Aachen derzeit ein Versuchsprojekt mit der Stadt Aachen durch. Am 30.10.2014 findet hierzu eine erste Präsentation bezüglich der vorgesehenen Umsetzung von Open Data in Aachen statt, an der Vertreter der Stadt Eschweiler teilnehmen werden. Mit welchen finanziellen Aufwendungen eine mögliche Einführung von Open Data verbunden sein wird, ist derzeit noch nicht bekannt.

E-Government:

E-Government schafft die Voraussetzungen für zeit- und ortsunabhängige Verwaltungsdienste und dient dem Ziel, die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern und Bund, Ländern und Kommunen zu ermöglichen, einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten.

Der neue Internetauftritt der Stadt Eschweiler beinhaltet teilweise auch jetzt bereits E-Government-Angebote. Dennoch sollte der Bereich E-Government baldmöglichst noch weiter ausgebaut werden. Allerdings sind die personellen Kapazitäten begrenzt. Durch die Dienststelle „Technischer Service“ werden derzeit bereits rd. 130 verschiedene Verfahren betreut. Der Ausbau von E-Government-Angeboten zum jetzigen Zeitpunkt würde weitere personelle Ressourcen erfordern und damit zusätzliche Personalkosten verursachen.

Verwaltungsseitig liegt der Focus derzeit auf der EDV-mäßigen Anbindung der städtischen Schulen an die Verwaltung und auf der Erneuerung/Ergänzung der EDV-Ausstattung in den städtischen Schulen. Hierzu wird in der nächsten Sitzung des Schulausschusses eine entsprechende Berichtsvorlage vorgelegt. 

keine

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