Die ergänzende Stellungnahme der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen.

Die Gemeindeprüfungsanstalt NRW als überörtlicher Teil der allgemeinen Aufsicht des Landes über die Gemeinden hat gemäß § 105 Gemeindeordnung NRW (GO) die Haushalts- und Wirtschaftsführung der Stadt Eschweiler in der Zeit von Juni 2013 bis Juli 2014 geprüft und im Bericht vom 29.01.2015 zusammengefasst.

Zu den im GPA-Prüfbericht getroffenen Feststellungen und Empfehlungen, insbesondere zu den sich hieraus für die Verwaltungs- und Finanzsteuerung ergebenden Konsequenzen hat die Verwaltung mit Verwaltungsvorlage Nr. 259/15 Stellung genommen.

Ergänzend zu diesen Ausführungen, bittet die CDU-Fraktion mit Schreiben vom 16.10.2015 (Anlage 1) die Verwaltung um eine detailliertere Stellungnahme zu den nachfolgenden Empfehlungen der GPA NRW:

Teilbereich Finanzen

Empfehlung der GPA (Seite 25 des Prüfberichtes)

„Die Aufwendungen für die laufende Bewirtschaftung und Bauunterhaltung sollten durch interne Leistungsbeziehungen den Budgets der zuständigen Fachbereiche zugeordnet werden. Damit werden die Produktverantwortlichen durch mehr Transparenz für die Kosten sensibilisiert.“

Die kommunalen Gebäude sind bei der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements aus praktikablen und wirtschaftlichen Gründen dem infrastrukturellen/kaufmännischen bzw. technischen Gebäudemanagement zugeordnet worden. Ein Ergebnis dieser Zuordnung ist u. a. die Erstellung des jährlichen Energieberichtes, dessen Auswertung in der Vergangenheit bereits zu deutlichen Energieeinsparungen geführt hat.

Unabhängig von der zentralen buchhalterischen Abwicklung der einzelnen Geschäftsvorfälle ist ein „Kostenmanagement“ je Gebäude bereits in der Aufbauphase. Bei einer Erweiterung der vorgehaltenen Buchungssoftware um entsprechende Einrichtung von Kostenstellen für alle Objekte ist die Zuordnung zu den Budgets der einzelnen Fachbereiche (in Ergänzung der internen Leistungsverrechnung) dann erweitert möglich.

Eine interne Leistungsverrechnung und damit auch mehr Transparenz für die Produktverantwortlichen ist ab 2017 vorgesehen.

Empfehlungen der GPA (Seite 33 des Prüfberichtes)

„Bezüglich der Beteiligungssteuerung sollten die Empfehlungen der letzten überörtlichen Prüfung umgesetzt werden.“

Derzeit werden die Aufgaben der Beteiligungsverwaltung bei der Stadt Eschweiler dezentral wahrgenommen. Durch diese dezentrale Organisationsform ist eine Gesamtsteuerung der Unternehmen, die sich am städtischen Zielsystem ausrichtet, nur bedingt möglich. Durch eine zentrale Beteiligungsverwaltung könnten alle Daten und Informationen zu Beteiligungen gebündelt und für Verwaltung und Politik unterjährig aufbereitet werden.

Die Stadt könnte hierbei ihre Beteiligungsverwaltung u. a. durch folgende Aufgaben und Instrumente optimieren:

-          Aufstellung bzw. Konkretisierung von Grundsätzen für die Steuerung und Kontrolle der Beteiligungen in finanz- und haushaltswirtschaftlicher Hinsicht,

-          Vorbereitung von Aufsichtsratssitzungen bzw. Gesellschafterversammlungen. In Abstimmung mit dem Bürgermeister und den Fachbereichen kommentieren von Tagesordnungspunkte aus kaufmännischer, gemeinderechtlicher und vertraglicher Sicht,

-          Controlling- und Informationssystem zur Analyse von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen,

-          Erstellen und Weiterentwicklung des Beteiligungsberichtes. Aufnahme zusätzlicher und steuerungsrelevanter Kennzahlen.

Die im Rahmen der zu erstellenden Gesamtabschlüsse fortgeschriebenen Beteiligungsberichte – der Beteiligungsbericht 2013 wurde den Fraktionen im Rat der Stadt Eschweiler sowie dem Einzelvertreter mit Schreiben vom 05.11.2015 zugestellt – sind u. a. Grundlage für die Einrichtung einer zentralen Beteiligungssteuerung. Der nunmehr zu erstellende Beteiligungsbericht 2014 wird neben Prognoseerwartungen der einzelnen Beteiligungen auch die gesetzlich vorgeschriebenen steuerungsrelevanten Kennzahlen enthalten.

Der Aufbau einer Beteiligungsverwaltung wird ab 2017 angestrebt.

Empfehlung der GPA (Seite 35 des Prüfberichtes)

Die Stadt sollte prüfen und belegen, ob mit der Auslagerung positive Effekte hinsichtlich der Haushaltskonsolidierung erzielt werden. Die Beteiligungen und verbundenen Unternehmen (z. B. Blaustein-See GmbH) sind dahingehend zu steuern. Ansonsten sollten die Aufgaben in den Kernhaushalts zurückgeführt werden.“

Die Stadt Eschweiler hat unter anderem Aufgaben originär defizitärer Bereiche und Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft einer Kommune gehören (z. B. Blaustein-See) ausgelagert. Der Konsolidierungsdruck, der für den Kernhaushalt besteht, muss auch für die Tochtergesellschaften gelten.

Hinsichtlich der Rückführung der in Rede stehenden Freizeitzentrum Blaustein-See GmbH wird seitens der Verwaltung auf die durch die Gesellschaft bereitgestellten Informationen an die Fraktionen und den Einzelvertreter im Rat verwiesen.

Teilbereich Personalwirtschaft und Demographie

Empfehlung der GPA (Seite 8 des Prüfberichtes)

Die GPA empfiehlt, ein „Verwaltungs-Wiki“ sowie Handbücher und Verfahrensdokumentationen bereitzustellen, da das wegfallende Wissen und die Erfahrungswerte hiermit aufgefangen werden können.“

 In allen Bereichen der Verwaltung wird Wissen dezentral vorgehalten und den Bediensteten zugänglich gemacht. Zugriffsregelungen bestehen für alle Dokumente der Mitarbeiter eines Amtes oder einer Abteilung.

Diese Daten beinhalten in der Regel fachspezifisches Wissen, dass sich von Dienststelle zu Dienststelle meist erheblich unterscheidet. So sind die Aufgaben eines Ordnungsamtes mit denen eines Jugendamtes nicht zu vergleichen. Sie sind zudem teilweise so komplex, dass Verwaltungskräfte anderer Dienststellen die Zusammenhänge ohne Anleitung nicht verstehen würden.

Die Verwaltung beabsichtigt allerdings allgemeingültige Informationen/allgemeingültiges Wissen künftig in Dateiform den Mitarbeitern/innen in einem sogenannten Mitarbeiterportal zur Verfügung zu stellen. Dieses Portal wird sukzessive weiter ausgebaut werden und bei Vorliegen der EDV-technischen und organisatorischen Voraussetzungen weiteres Informationsmaterial aufnehmen, das der Wissenserlangung dienen wird. 

keine

Siehe Ausführungen im Sachverhalt.