Der Rat der Stadt Eschweiler beauftragt die Verwaltung, das Angebot für die digitale Gremienarbeit für die kommunale Vertretung auszubauen. Hierfür erstellt die Verwaltung ein Konzept, dass dem Rat zur Beschlussfassung vorgelegt wird.

Mit Schreiben vom 15.05.2023 beantragt die CDU-Fraktion, bei der Rats- und Ausschussarbeit komplett auf Papier zu verzichten (siehe Anlage).Die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes war in der Vergangenheit bereits Gegenstand von Beratungen im Rat der Stadt Eschweiler und führte u.a. dazu, dass im Jahre 2014 die Geschäftsordnung dahingehend geändert wurde, dass die Einladungen zu den Rats- und Ausschusssitzungen grundsätzlich auf dem elektronischen Wege erfolgen und nur auf schriftlichen Antrag des Mitgliedes hin diese in schriftlicher Form erfolgt (vgl. hierzu VV 275/14).

Mit dem nunmehrigen Antrag bittet die CDU-Fraktion um Prüfung, ob eine Optimierung des derzeit im Einsatz befindlichen Software Session durch den Einsatz von Tablets möglich ist.

Die Stadt Eschweiler arbeitet seit Jahren mit dem Sitzungsdienstprogramm „Session“ der Firma Somacos, über das alle sitzungsrelevanten Vorgänge erfasst und abgewickelt werden. Ebenso wird es für die digitale Gremienarbeit und als Bürgerinformationsportal genutzt. Um die Digitalisierung des Sitzungsdienstes weiter fortzuführen, ist die konsequente Nutzung der Online-Informationsdienste des Programms sinnvoll.

In den nächsten Monaten wird für die Verwaltung im Programm der digitale Workflow implementiert, wodurch das interne Beteiligungsverfahren gänzlich digitalisiert werden kann. Die Vorbereitungen hierzu laufen gerade. Nach erfolgreicher Umsetzung sollte dann – losgelöst vom Antrag – das Angebot für die digitale Gremienarbeit für Rats- und Ausschussmitglieder erweitert und dem Rat zur Entscheidung vorgelegt werden. Zu beachten ist hierbei, dass eine Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst keinem Gremienmitglied aufgezwungen werden kann.

Der weitere Ausbau des digitalen Sitzungsdienstes setzt u.a. den Einsatz von mobilen Geräten sowie der dazugehörigen Software (Mandatos) voraus. Die Aufwandsentschädigung nach § 30 Abs. 6 GO NRW i.V.m. der EntschVO deckt die zusätzlichen Kosten für die Teilnahme am elektronischen Ratsinformationssystem nicht ab, so dass diese Kosten durch die Stadt Eschweiler zu tragen wären.

Die Verwaltung wird in den nächsten Monaten ein Konzept mit den hierfür erforderlichen technischen Anforderungen erarbeiten, dass dem Rat zur Beschlussfassung vorgelegt wird.

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Die Erstellung des Konzepts zum weiteren Ausbau der digitalen Gremienarbeit bindet Personal in den Abteilungen „Ratsangelegenheiten und Wahlen“ sowie „Informationstechnik“.