Dem Antrag der BASIS-Fraktion vom 13.06.2021, den § 22 Abs. 5 der Geschäftsordnung des Rates entsprechend dem im Antrag formulierten Wortlaut zu ändern, wird

a) zugestimmt.

b) nicht zugestimmt.

Mit Schreiben vom 13.06.2021 (Anlage 1) beantragte die BASIS-Fraktion, den § 22 Abs. 5 der Geschäftsordnung des Rates (GeschO) wie im Antragswortlaut formuliert neu zu fassen.

Die Prüfung des Antragsbegehrens durch die Verwaltung hat zu folgendem Ergebnis geführt:

Kommunalverfassungsrechtliche Prüfung:

Aus kommunalverfassungsrechtlicher Sicht ist eine Aufzeichnung der Wortbeiträge in Sitzungen der Ratsgremien zum Zweck der Erstellung von Niederschriften grundsätzlich rechtlich möglich. Die vorgeschlagene Möglichkeit, eine Niederschrift nachträglich abzuändern, wäre jedoch mit Blick auf den Urkundencharakter der Niederschriften als rechtlich unzulässig einzustufen. Auch eine Zustimmung der Bürgermeisterin und der Schriftführenden würde zu keinem anderen Ergebnis führen. Ein entsprechender Beschluss wäre dementsprechend durch die Bürgermeisterin gem. § 54 Abs. 2 GO NRW zu beanstanden. Die hiesige Rechtsauffassung wurde durch den Städte- und Gemeindebund NRW auf Anfrage bestätigt (Anlage 2).

Darauf hinzuweisen ist, dass Audioaufzeichnungen für die Erstellung der Niederschriften auch grundsätzlich nicht benötigt werden. Die Geschäftsordnung für den Rat der Stadt Eschweiler sieht in ihrem § 22 vor, dass die Protokolle als Beschlussprotokoll zu führen sind. Mit Ausnahme der in § 22 Abs. 2 der GeschO ausdrücklich aufgeführten Punkte sind neben den gefassten Beschlüssen ansonsten weitere Wortmeldungen durch die Schriftführenden nicht zu protokollieren. Insoweit sind Audioaufzeichnungen als entbehrlich anzusehen.

Datenschutzrechtliche Prüfung:

Datenschutzrechtlich ist die Aufzeichnung der Wortbeiträge in Sitzungen als Datenverarbeitung im Sinne des Art. 2 Abs. 1 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuordnen. Diese ist nur unter den in der DSGVO genannten Rechtmäßigkeitsvoraussetzungen zulässig. Die datenschutzrechtliche Prüfung hat ergeben, dass die Aufzeichnung der Wortbeiträge mangels einer ausdrücklichen gesetzlichen Ermächtigungsgrundlage nur dann datenschutzrechtlich zulässig ist, wenn durch die betroffenen Personen (Rats- und Ausschussmitglieder sowie Verwaltungsbedienstete) eine wirksame und insbesondere freiwillige Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt wird, die allerdings jederzeit – d. h. auch noch während einer laufenden Sitzung – widerrufen werden kann. Diese Problematik wurde im Zusammenhang mit dem Antrag auf Einführung eines Rats-TV in der hierfür eigens gebildeten Arbeitsgruppe ebenfalls bereits erörtert.

Die diesbezügliche Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten der Stadt Eschweiler ist als Anlage 3 beigefügt.

Technische Prüfung:

Die Erweiterung der vorhandenen Diskussionsanlage im Ratssaal um die für Aufzeichnungen notwendigen Komponenten ist möglich. Damit jedoch nicht nur Sitzungen aufgezeichnet werden können, die im Ratssaal stattfinden, wäre zusätzlich zum Erwerb der ergänzenden Komponenten für die vorhandene Diskussionsanlage des Weiteren die Beschaffung einer mobilen Diskussionsanlage inkl. Recorder für Aufzeichnungen für den Einsatz in den übrigen Sitzungsräumen erforderlich. Eine Preisanfrage hierfür wurde beim Lieferanten gestellt, jedoch lag zum Zeitpunkt der Vorlagenerstellung noch keine Preisauskunft vor.

Darauf hinzuweisen ist in diesem Zusammenhang, dass auch bei Beschaffung einer zusätzlichen mobilen Diskussionsanlage Aufzeichnungen nicht in allen Sitzungen möglich sind, sofern im Einzelfall mehr als zwei Sitzungen zeitgleich stattfinden.

siehe Sachverhalt

keine