Der Sachstandsbericht zur Digitalisierung in der Stadtverwaltung wird zur Kenntnis genommen.

Die Stadt Eschweiler setzt in den Ämtern und Abteilungen mehr als 100 Fachverfahren zur elektronischen Sachbearbeitung ein. Fachverfahren sind Computerprogramme, mit denen Behörden regelmäßig anfallende strukturierte Prozesse bearbeiten können. Beispielhaft werden hier nun einige Fachverfahren der Stadt Eschweiler aufgeführt:

• Ok ewo: Ordnungsamt (Bürgerbüro) > Erfassung Einwohnermeldedaten,
• Migewa: Ordnungsamt (Gewerbeabteilung) > Gewerbeverfahren,
• ProBauG: Bauamt > Baugenehmigungsverfahren,
• Kivan: BKJ > Anmeldung Kindertagesplätze,
• Kommunalmaster: Personalamt > Personalabrechnungssoftware,
• Open Prosoz: Sozialamt > Fallbearbeitung in der Sozialhilfe,
• Prosoz 14: Jugendamt > Fallbearbeitung im Jugendamt,
• Infoma: Finanzbuchhaltung, > Kassen- /Zahlungsabwicklungsprogramm

In diesen über 100 Fachverfahren der Stadt Eschweiler werden bedarfsorientiert Daten und Dokumente unterschiedlichster Art gespeichert. In vielen Fällen werden die digitalen Vorgänge durch Papierakten ergänzt. Einige dieser Fachverfahren weisen Schnittstellen zu anderen Verfahren auf, insbesondere dort, wo zahlungswirksame Daten übertragen werden. Eine vollständige Vernetzung und ein für alle Verfahren einheitlicher Datenbestand ist nicht gegeben und hinsichtlich des Datenschutzes auch nicht erlaubt.

Aus datenschutzrechtlicher Sicht wird wie folgt auf den Antrag der CDU-Fraktion Stellung genommen:

1.)       Zur Datenweitergabe innerhalb der Stadtverwaltung

Die im Antrag erörterte Problemstellung zielt im Kern auf die Frage ab, inwieweit eine zentrale Adressverwaltung seitens der Stadt Eschweiler möglich ist, aus der heraus sämtliche Fachdienststellen automatisiert über beispielsweise Änderungen der personenbezogenen Daten der Bürgerinnen und Bürger informiert werden können.

Maßgeblich für die datenschutzrechtliche Beurteilung dieser Frage ist seit ihrer Einführung die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Diese regelt grundsätzlich, dass eine Datenverarbeitung nur in dem in der Verordnung vorgegebenen Rahmen erfolgen kann. Als Faustformel gilt, dass eine Datenverarbeitung nur dann zulässig ist, wenn sie auf einer Einwilligung des Betroffenen beruht (Art. 6 i.V.m. Art. 7 DSGVO) oder durch eine Rechtsgrundlage gedeckt ist (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe c), Abs. 3 DSGVO).

Als Rechtsgrundlage kämen für die Zulässigkeit der Datenweitergabe aus einer zentralen Adressverwaltung die Vorschriften des Bundesmeldegesetzes (BMG) und des Meldegesetzes NRW (MG NRW) in Betracht. Da das MG NRW in Bezug auf die Datenweitergabe innerhalb einer Behörde keine Festlegungen trifft, ist § 37 BMG als maßgebliche Rechtsgrundlage anzusehen.

Danach dürfen die sog. „Grunddaten“ des § 3 BMG unter den Voraussetzungen des § 34 Abs. 1 BMG innerhalb einer Verwaltungseinheit weitergegeben werden. Dabei handelt es sich u. a. um die gängigen personenbezogenen Angaben wie Vor- und Nachname, Geburtsdatum sowie sonstige melderechtlich relevante Angaben. Ausdrücklich nicht erfasst sind Angaben zum Besitzstand sowie weiteren, insbesondere für die Erhebung von kommunalen Steuern und Abgaben relevanten Angaben.

Insoweit hat der Gesetzgeber durch die Regelungen zum automatisierten Abruf von Daten im Wege der einfachen Behördenauskunft (§ 38 BMG) einen engen Rahmen für die automatisierte Weitergabe von personenbezogenen Daten geschaffen. Eine pauschale Datenweitergabe, die bei jeder Änderung von Daten erfolgen würde, ist danach nicht vorgesehen und somit auch nicht von einer Rechtsgrundlage gedeckt.

Im Übrigen sind im Rahmen der datenschutzrechtlichen Betrachtung auch die Grundsätze der Datenverarbeitung, die in Art. 5 DSGVO explizit geregelt sind, zu beachten. In Art. 5 Abs. 1 Buchstabe d) DSGVO wird der Grundsatz der Speicherbegrenzung geregelt. Dieser soll sicherstellen, dass u. a. die Anzahl der von der konkreten Datenverarbeitung der Stadtverwaltung betroffenen Personen möglichst einzuschränken ist.

Bei der automatischen Datenweitergabe, beispielsweise zur Erhebung von kommunalen Steuern und Abgaben, wäre es höchstwahrscheinlich, dass Daten an die betroffene Organisationseinheit weitergegeben werden, die dort keine Relevanz haben, da es bei den betroffenen Personen an einer Steuer- und Abgabenpflicht mangelt. Die Datenverarbeitung, die die nicht von einer solchen Pflicht betroffenen Personen betreffen würde, wäre als rechtswidrig zu qualifizieren.

Eine pauschalisierte Datenweitergabe kommt daher aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht in Betracht.

2.)       Zum Sachstand der Digitalisierung aus datenschutzrechtlicher Sicht

Die fortschreitende Digitalisierung macht die Anpassung der Prozesse innerhalb der Stadtverwaltung notwendig. Der Datenschutz spielt bei der Einführung von Digitalisierungsinstrumenten eine zentrale Rolle.

Nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie ist eine spürbare Beschleunigung der Digitalisierung auch bei der Stadtverwaltung Eschweiler eingetreten. Dies begegnet nicht selten datenschutzrechtlichen Herausforderungen, die durch die seit 2018 bestehende Geltung der DSGVO weiter stiegen.

Dennoch wurden alleine im Jahr 2020 insgesamt 20 neue Digitalisierungsprozesse datenschutzrechtlich beurteilt. Davon konnten in der Zwischenzeit 18 Projekte aus datenschutzrechtlicher Sicht positiv beurteilt werden.

Als besondere Herausforderung stellt sich weiterhin das beschränkte Angebot an Fachanwendungen dar, die der vollständigen Geltung der DSGVO unterworfen sind. Diese Problematik stellt sich insbesondere bei Cloud-Lösungen, die vielfach von Herstellern angeboten werden, die eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union vornehmen, insbesondere in den USA.

Insgesamt stellt sich der Stand der Digitalisierung bei der Stadt Eschweiler aus datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten zwar als herausfordernd, aber im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung und Aktivierung der Digitalisierungspotenziale als stark verbessert dar.

In folgenden Teilbereichen wird bereits die elektronische Akte mit revisionssicherer Speicherung eingesetzt:

-           Grundbesitzabgaben

-           Hundesteuer

-           Gewerbesteuer

-           Rechnungsbelege bei der Finanzbuchhaltung

-           Personenstandsregister

Die qualifizierte elektronische Signatur findet Verwendung in den Bereichen:

-           Standesamt

-           Tiefbau

Ein einheitliches Dokumentenmanagement für die ganze Stadt Eschweiler ist in Planung. Unter Dokumentenmanagementsystemen (DMS) versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es, Schriftstücke zu archivieren und für die zuständigen Mitarbeiter für die Bearbeitung zugänglich zu machen. Diese elektronischen Akten sollen zukünftig einen Großteil der Papierdokumente ersetzen.

Seit April 2019 bieten die neu gestaltete Homepage und das neu eingeführte Bürgerportal digitale und sichere Kommunikationskanäle zwischen Bürgern und Verwaltung. Das enthaltene Behördeninformationssystem enthält alle Dienststellen, Dienstleistungen und Kontaktpersonen. Viele Verwaltungsdienstleistungen wurden durch Onlineformulare ergänzt, welche die Antragsstellung auf elektronischem Wege unabhängig von Standort und Öffnungszeiten ermöglichen. Eine Übersicht der möglichen Online-Dienstleistungen sind auf service.eschweiler.de nach Themen sortiert aufgelistet. Beispielhaft seien hier auszugsweise genannt:

Bürgerbüro: Aufenthaltsbescheinigung, Führungszeugnis, Meldebescheinigung

Gewerbe: Gewerbeauskunft, Gewerbean- und Abmeldung

Abfallentsorgung: An- und Abmeldung von Abfallbehältern, Sperrmüllanträge

Familie und Freizeit: Kindergartenbeitrag, Kindergartenplatz, Familienkarte

Weitere Dienstleistungen wie die Online-Terminvergabe sind in Vorbereitung.

In zahlreichen Dienststellen der Stadt Eschweiler wird an der Ausweitung von Digitalisierungsprozessen gearbeitet. Einige Prozesse sind bereits fertiggestellt, andere noch in der Umsetzung. Beispielhaft werden folgende Prozesse aufgeführt:

Amt 20: Einführung Rechnungsworkflow Zeit- und Kostenersparnis durch digitale Rechnungsbearbeitung

Amt 30: XJustiz – Datenaustausch mit dem Amtsgericht über das digitale Behördenpostfach

Amt 40: Digitalisierung der Schulen – Strukturierte Verkabelung von Schulgebäuden, Ausstattung der Schulen mit Hard- und Software

Amt 51: Kivan – Online Vergabe von Kindergartenplätzen

Amt 60: E-Vergabe: elektronisches Vergabeportal

Amt 60: Abfallnavi: digitale Darstellung aller Entsorgungsmöglichkeiten

Amt 61: Inkas-Portal – OpenData Projekt zur Bereitstellung von Geodaten

Amt 61: X-Planung: Digitale Schnittstelle zum Austausch von Planungsdaten

Amt 63: Itebo: Digitaler Bauantrag im Verbund mit der Städteregion Aachen

Darüber hinaus nutzt die Stadt Eschweiler zur Kommunikation mit den Bürgern/Bürgerinnen die Social Media Plattformen Facebook und Instagram.

Für das Haushaltsjahr 2021 wurden in auskömmlicher Höhe finanzielle Mittel für anzuschaffende bzw. nachzurüstende Hardware/Software eingeplant. Daher ist eine Erhöhung des Ansatzes aus Sicht der Verwaltung nicht notwendig. 

keine

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