Betreff
Einrichtung eines Zentralen Fördermanagements (ZFM)
Vorlage
277/19
Art
Kenntnisgabe öffentlich

Die ab dem 01.01.2020 geplante Einrichtung eines Zentralen Fördermanagements (ZFM) sowie dessen organisatorische Zuordnung  und Eingliederung als Querschnittsaufgabe in den Bereich der Finanzbuchhaltung werden zur Kenntnis genommen.

 


 

Die kontinuierliche Verbesserung bei der Drittmittelfinanzierung (Förderquote) städtischer Aufgaben u.a. durch die die Schaffung eines Zentralen Fördermanagements (ZFM) beschäftigt die Verwaltung als Thema seit geraumer Zeit, die Errichtung eines ZFM ist dabei ein betrachteter weiterer Entwicklungsschritt in der Aufbau- und Ablauforganisation (siehe hierzu auch VV 105/18). Im Dezember 2016 wurde das Instrument des Zentralen Fördermanagements durch die NRW.BANK umfassend vorgestellt und auch unter dem besonderen Gesichtspunkt einer denkbaren interkommunalen Zusammenarbeit diskutiert. In der Folge mussten die Überlegungen zur Errichtung eines Zentralen Fördermanagements in der Stadtverwaltung Eschweiler mit Blick auf die vorrangigen Aufgabenstellungen (Haushaltskonsolidierung im HSK, Erstellung von Jahres- und Gesamtabschlüssen einschließlich Beteiligungsberichte, Forderungsmanagement) zunächst zurückgestellt werden.

 

In einer Inhouse-Informationsveranstaltung zum Zentralen Fördermanagement am 18. April 2018 in Eschweiler stellte die NRW.BANK heraus, dass praktisch für alle Fachbereiche der Stadtverwaltung ein breites Angebot finanzieller Unterstützung von der Europäischen Union, dem Bund und/oder dem Land Nordrhein-Westfalen sowie nichtstaatlichen Stellen (Stiftungen u.a.) existiert. Die Suche nach geeigneten Förderprogrammen (Förderscouting) stellt sich aufgrund der Programmvielfalt als zunehmend zeitintensiv und schwierig und ebenso wie die Antragstellung und Abwicklung häufig komplex dar. Mit Blick auf diese Rahmenbedingungen ist die Identifikation und Abwicklung von Förderprogrammen durch einzelne Sachgebiete alleine nicht mehr ausreichend. Die Schaffung einer neuen Struktur über die Einrichtung eins Zentralen Fördermanagements (ZFM) ist daher ein geeignetes Instrument, um den Aufgabenstellungen (mehr Projekte, höhere Förderquoten, geringere Eigenanteile, kürzere Bearbeitung, keine Rückforderungen) adäquat begegnen zu können.

 

Auch speziell auf den von der Kommission „Wachstum, Strukturwandel und Beschäftigung“ fertiggestellten Abschlussbericht, in dem die Begleitung des Strukturwandels in den Kohleregionen gefordert wird und die hierzu von der Bundesregierung zugesagte finanzielle Unterstützung, ist ein strukturiertes und leistungsfähiges Fördermanagement unabdingbar und für die Stadt von wesentlicher Bedeutung.   

 

Bei einem Erfahrungsaustausch am 08. November 2018 bei der NRW.BANK in Düsseldorf konnten weitere Kenntnisse über die Aufbaustruktur und Organisation eines ZFM generiert werden. Hieraus wurde u.a. die nachfolgend aufgeführte Ziel- und Aufgabenformulierung zum ZFM der Stadt Eschweiler erarbeitet.   

 

-          Projektfindung

 

s Projekt wird vom Fachamt an das ZFM herangetragen

s ZFM prüft geeignete Zuwendungsprogramme

s gemeinsames Erstellen einer Projektmodifizierung (Projektdatenblatt)

 

-          Antragsphase

 

s Fachamt liefert die inhaltliche Beschreibung des zu fördernden Projekts mit dem

  dazugehörigen Arbeitspaket

s Abgrenzung innerhalb eines Projektes zu verschiedenen Förderbereichen (z. B. Fassade,

   Heizung, Beleuchtung)

s Erstellen eines prüfungs- und genehmigungsfähigen Förderantrages durch das ZFM

s Information der beteiligten Fachämter über Einreichung des Antrags

s ZFM ist Ansprechpartner der Bewilligungsbehörde

 

-          Zuwendungsbescheid

 

s Eingang beim ZFM und Weiterleitung an die technisch/inhaltlich zuständigen Fachämter

s Dokumentation, Überwachung und Einhaltung von Fristen

 

-          Projektumsetzung

 

s Projektumsetzung und Erstellen der Mittelabrufe durch das Fachamt

s Prüfung der Mittelabrufe auf Plausibilität durch das ZFM

s Erstellen von Kosten- und Finanzierungsübersichten

s Verhandlungen mit Fördergebern

s Erkennen von Planabweichungen; Einleiten von Steuerungsmaßnahmen

s Revisionssichere Aufbewahrung für Mittelabrufe und Verwendungsnachweise

s Beratung/Unterstützung der Wirtschaftsförderung  

 

-          Projektcontrolling

 

s Regelmäßiges Projektcontrolling und Unterrichtung des Verwaltungsvorstandes

s Ergebnis- bzw. Zielorientierung bei der Mittelverwendung

s Einrichten und Führen der Förderdatenbank

s Beteiligung/Mitarbeit an/in Fachnetzwerken

 

Das ZFM muss sowohl laufende projektübergreifende Aufgaben und Serviceangebote für die Fachbereiche übernehmen (Informationsbeschaffung, Netzwerkarbeit, Berichte), als auch die Fachämter bei projektbezogenen Aufgaben (Beantragung, Durchführung, Controlling) unterstützen. Neben den damit verbundenen persönlichen Fähigkeiten, die für einen erfolgreichen Ablauf notwendig sind, sind organisatorisch kurze und direkte Wege erforderlich. Das ZFM wird dem Rat und den Fachgremien mindestens einmal jährlich ausführlich Bericht erstatten, dabei den Bearbeitungsstand der förderfähigen Projekte darstellen und ggfs. notwendige Beschlüsse vorbereiten. Die Beteiligung/Unterrichtung des Verwaltungsvorstandes erfolgt regelmäßig.

 

Die wesentlichen Aufgabenstellungen werden schon in der Aufbauphase immense Bedeutung haben. Ein aktives Fördermittelmanagement wird zwangsläufig mit der Identifikation von förderfähigen Projekten beginnen müssen. Ein nur auf die Recherche von Förderprogrammen ausgerichtetes Management würde hier zu kurz greifen und böte die Gefahr, dass Projekte entstehen, die nur und ausschließlich ihre Begründung in einer Förderung finden. Es wird deshalb wichtig sein, innerhalb der Verwaltung mögliche, denkbare und perspektivisch angedachte Projekte abzufragen und präzise zu benennen. Hierzu ist nach Einrichtung des ZFM auch die Mitgliedschaft im Fachnetzwerk „Fördermittelakquise für Kommunen in NRW“ der KommunalAgentur NRW (StGB NRW) geplant.

 


 

Es wird davon ausgegangen, dass durch eine neue Struktur  des Fördermanagements und die Einrichtung eines ZFM in allen Phasen des Förderprozesses (Projektfindung - Antragsphase - Zuwendungsbescheid – Projektumsetzung - Verwendungsnachweis - Abschluss Förderprojekt) Optimierungen zu erzielen sind und finanzielle Verbesserungen generiert werden können.

 


 

Die personellen Kapazitäten für diese Aufgabe stehen im Bereich der Finanzbuchhaltung insofern zur Verfügung, als dass nach Rückkehr einer im Finanzbereich erfahrenen Mitarbeiterin aus Elternzeit die dort anfallenden Arbeiten neu strukturiert werden können und im Zuge dessen zunächst mindestens eine halbe Stelle als ZFM – Zentrales Fördermanagement neu eingerichtet werden kann.