Forderungsmanagement in der Zahlungsabwicklung

Betreff
Forderungsmanagement in der Zahlungsabwicklung
Vorlage
121/17
Art
Kenntnisgabe öffentlich

Die Ausführungen der Verwaltung zur aktuellen Entwicklung der Fallzahlen im Bereich des Forderungsmanagements in der Zahlungsabwicklung der Stadt Eschweiler werden zur Kenntnis genommen.

 

Ebenso wird zur Kenntnis genommen, dass die Verwaltung im Rahmen des Forderungsmanagements beabsichtigt,  ab dem 01.08.2017 die Bad Homburger Inkasso GmbH als Erfüllungsgehilfe bei der Beitreibung bereits niedergeschlagener Forderungen zu beauftragen.

 

In der Sitzung des Stadtrates am 14.11.2011 wurde mit Verwaltungsvorlage Nr. 364/11 das Konzept zur Einrichtung eines Forderungsmanagements vorgestellt und zur Kenntnis genommen.

Die Verwaltung berichtet seit diesem Zeitpunkt regelmäßig in den Sitzungen des Stadtrates –zuletzt in der Sitzung am 28.09.2016 mit VV 244/16- über die aktuellen Verfahrensstände bzw. umgesetzten Maßnahmen.

 

Fremde Amtshilfeersuchen

Bislang wurden fremde Amtshilfeersuchen (Forderungen anderer Kommunen gegen Schuldner, die ihren Wohnsitz in Eschweiler haben) manuell in der Vollstreckungssoftware von Infoma erfasst. Nunmehr bietet die RegioIT eine Schnittstelle an, die sowohl den elektronischen Import als auch den Export von Amtshilfeersuchen ermöglicht. Die angebotene Schnittstelle ist derzeit nur mit der Software Infoma kompatibel. Die RegioIT strebt allerdings eine Ausweitung der Nutzung auch für andere Softwareprogramme an. Aktuell nutzen die Städte Düren und Würselen den elektronischen Austausch von Amtshilfeersuchen. Zudem steht die Städteregion Aachen kurz vor der Einführung. Zur Verbesserung der Ablauforganisation hat die Stadt Eschweiler die Einrichtung der Schnittstelle nun ebenfalls beauftragt und wird diese in Kürze nutzen. Im Jahr 2016 sind an die Stadt Eschweiler insgesamt 4.115 Ersuchen zur weiteren Vollstreckung ergangen, insoweit wird durch die Nutzung der Schnittstelle bei der Erfassung der Ersuchen eine spürbare Zeitersparnis erwartet. Über erste Erfahrungen kann mit der nächsten Informationsvorlage berichtet werden.

 

Eintragung ins Schulderverzeichnis

In der letzten Informationsvorlage (VV 244/16) wurde bereits erläutert, dass durch die Änderung des § 5 Verwaltungsvollstreckungsgesetz die Zuständigkeit zur Eintragung der Schuldner in das Schuldnerverzeichnis von den Gerichtsvollziehern auf die Kommunen verlagert wurde. Die Eintragung auf Veranlassung der eigenen Vollstreckungsbehörde verläuft routiniert, ist jedoch mit einem zusätzlichen Zeitaufwand verbunden.

 

Giropay

Zwischenzeitlich bietet die Verwaltung für Teilbereiche (Verwarn- und Bußgelder) auch die Möglichkeit der Bezahlung per Giropay. Die Umstellung von Kontonummer und Bankleitzahl auf IBAN und BIC bedeutet nach wie vor eine erhebliche Umgewöhnung für die Zahlungspflichtigen. Der Eintrag der 22-stelligen IBAN führt häufig zu Schreib- und Eingabefehlern.

Giropay basiert auf einem QR-Code, den man von Plakaten oder Anzeigen kennt. Er enthält alle relevanten Zahlungsdaten wie Empfänger, IBAN, BIC, Zahlbetrag oder Verwendungszweck und wird auf den entsprechenden Bescheiden angedruckt.

Fehler bei der Erfassung der Zahlungsdaten durch den Rechnungsempfänger sind praktisch ausgeschlossen. Zudem ist der Zeitaufwand für eine Überweisung wesentlich geringer.

Voraussetzung für die Nutzung ist eine Banking-App, die von nahezu jedem Bankinstitut kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Der Rechnungsempfänger scannt den GiroCode mit dem Smartphone ein und gibt die Zahlung mittels chipTAN oder pushTAN frei. Dies löst sodann die SEPA-Überweisung aus. Die Nutzung ist für den Zahlungspflichtigen kostenfrei. 

 

Eine Ausweitung dieser Zahlungsmöglichkeit wird angestrebt. Hierzu werden aktuell noch die technischen Voraussetzungen geprüft.

 

Inkassounternehmen

Im März dieses Jahres stellte sich die Bad Homburger Inkasso GmbH (BHI) vor. Bei der BHI handelt es sich um einen Dienstleister der Sparkassenfinanzgruppe, der neben seiner Tätigkeit für die Sparkasseninstitute bereits für eine stetig wachsende Zahl von  Kommunen, darunter z.B. die Städte Heinsberg, Kerpen und Mechernich, und kommunale Unternehmen (darunter z.B.  die Stadtwerke Düren) tätig ist. Die BHI tritt als privater Partner zur Unterstützung  des kommunalen Forderungsmanagements auf. Der Auftragsgegenstand ist dabei ausdrücklich nicht die Funktionsübertragung hoheitlicher Tätigkeit des Auftraggebers, sondern enthält ausschließlich Tätigkeitsmerkmale der Verwaltungshilfe und Auftragsdatenverarbeitung i.S.d. § 11 Bundesdatenschutzgesetz, bzw. der dieser Bestimmung entsprechenden Regelungen des Landesdatenschutzgesetzes. Die BHI tritt insofern lediglich als „Verwaltungshelfer“ auf und wird beauftragt, bereits unbefristet niedergeschlagene Forderungen geltend zu machen. Dabei kann die BHI auf professionelle Instrumente (wie z.B. Datenbanken) zurückgreifen, die den Kommunen nicht zur Verfügung stehen.  Die Stadt Eschweiler bleibt für jeden einzelnen Einzugsvorgang Herr des Verfahrens. Die Kommunikation der BHI mit den Schuldnern erfolgt ausschließlich auf schriftlichem oder telefonischem Wege.  Eine Forderungsabtretung ist ausgeschlossen. Für die Bearbeitung der niedergeschlagenen Forderungen zahlt die Stadt Eschweiler der BHI lediglich eine Erfolgsprovision (auf die tatsächlichen Zahlungseingänge) in Höhe von 30 % zzgl. Mehrwertsteuer. Kosten werden weder beim Schuldner noch bei der auftraggebenden Kommune in Rechnung gestellt. Seitens der Verwaltung ist vorgesehen mit der BHI einen entsprechenden Vertrag zum 01.08.2017 abzuschließen.  Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit abgeschlossen, ist jedoch mit einer Frist von sechs Monaten zum Monatsende kündbar. Ein entsprechender Hinweis über die Zusammenarbeit  wird auch  an die lokalen Medien weitergegeben. Über den Erfolg und die Effektivität der Zusammenarbeit wird im Rahmen der Berichterstattung zum Forderungsmanagement fortlaufend informiert.     

 

 

Kennzahlen und Auswertungen

Im Rahmen der Prüfung der Zahlungsabwicklung durch die Gemeindeprüfungsanstalt im vergangenen Jahr wurde die Empfehlung ausgesprochen, ein kennzahlengestütztes Berichtswesen für das Forderungsmanagement aufzubauen und Ziele zu formulieren. Im Zuge der Einrichtung des Forderungsmanagements werden nachfolgende Kennzahlen und Auswertungen bereits gebildet bzw. vorgenommen:

 

-          Übersicht über die Anzahl der Vollstreckungsforderungen im Zeitverlauf differenziert nach

eigenen und fremden Forderungen

 

-          Wertmäßige Darstellung der erledigten Ersuchen im Zeitverlauf differenziert nach

Erledigungsgrund (Zahlungseingang, Stundung oder Niederschlagung)

 

-          Entwicklung der Haupt- und Nebenforderungen in der Vollstreckung zum jeweiligen Stichtag

 

 

Aufgrund der Empfehlungen der GPA wurden folgende Kennzahlen bzw. Auswertungen zusätzlich aufgenommen:

 

-          Anteil der eigenen Amtshilfeersuchen an den bestehenden eigenen Forderungen

-          Übersicht über den prozentualen Anteil der Vollstreckungsforderungen im Zeitverlauf

-          Personalkennzahlen Vollstreckung (Innen- und Außendienst) im Zeitverlauf

 

Das vorstehende, jetzt erweiterte, Kennzahlen- und Auswertungstableau ist nach Art und Umfang ausreichend und geeignet, den Vollstreckungserfolg bewertbar zu messen und nachvollziehbar darzustellen. Dessen ungeachtet unterliegen die Vollstreckungsmaßnahmen- und -abläufe einer ständigen, begleitenden Prozessoptimierung, innerhalb derer Ziele, Kennzahlen und Auswertungen bedarfsorientiert angepasst werden können.

 

 

Grundsätzliche Anmerkung: Die Auswertungen stellen stets die Werte zu einem jeweiligen Stichtag dar. Es werden die  durch Zahlung, Stundung, Niederschlagung oder Absetzung vollstreckbaren Haupt- und Nebenforderungen ausgewiesen. Der Bericht ist insofern ständigen Änderungen unterworfen, insbesondere im Hinblick auf aufgehobene Stundungsvereinbarungen bzw. befristete Niederschlagungen.

 

 

 

 

 

Die zahlenmäßige Entwicklung der Anzahl der Vollstreckungsforderungen (Vf) im Zeitverlauf mit Stand 14.06.2017 ist als Anlage beigefügt.

 

 

Die Entwicklung der sich in der Vollstreckung befindlichen Haupt- und Nebenforderungen stellt sich wie folgt dar:

 

Stand 09.01.2013 (VV 022/13): 4.005.727,00 €

Stand 01.07.2013 (VV 226/13): 3.332.000,00 €

Stand 20.11.2013 (VV 378/13): 3.109.000,00 €

Stand 25.09.2014 (VV 390/14): 2.565.850,07 €

Stand 23.03.2015 (VV 105/15): 2.401.343,43 €

Stand 01.09.2015 (VV 258/15): 2.033.984,29 €

Stand 07.04.2016 (VV 092/16): 1.927.313,92 € 

Stand 05.09.2016 (VV 244/16): 1.772.649,26 €

Stand 21.06.2017 (VV121/17):  2.065.191,68 €

 

Auf die Ausführungen im Sachverhalt wird verwiesen.

Das Sachgebiet Vollstreckung ist mit insgesamt 9 Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern besetzt; davon sind 3 Mitarbeiter regelmäßig im Außendienst tätig. Die veranschlagten Personalaufwendungen belaufen sich in 2017 auf insgesamt 383.650 €.